Privaatheidskennisgewing

1. Wie ons is

Kop Klaar word aangebied deur Trident Risk Solutions (Pty) Ltd, registrasienommer 2024/587433/07, wat handel as Ontrack Systems, Maroela Weg, Kameeldrift-Oos, Roodeplaat, 0039, Suid-Afrika ("Ontrack Systems", "ons"). Die eienaar is Daniel Duncan Fourie.

Ontrack Systems is die verantwoordelike party vir die inligting in Kop Klaar. Dit beteken ons besluit hoe en hoekom die inligting gebruik word, en ons is daarvoor verantwoordelik.

Inligtingsbeampte: Daniel Duncan Fourie, info@ontrack-systems.co.za

Kop Klaar is onafhanklik. Dit word nie deur Laerskool Die Poort, Hoërskool Menlopark of enige ander skool aangebied nie, en ons deel nie inligting met skole nie.

2. Inligting oor kinders

Kinders onder 18 is onder POPIA beskerm. Ons hou net die minimum inligting oor 'n kind wat nodig is om die app te laat werk, en net met die toestemming van die ouer of wettige voog wat die kind byvoeg.

Die ouer gee hierdie toestemming wanneer hy of sy by aansluiting die toestemmingsblokkie merk. Kinders kan nie self 'n rekening oopmaak nie.

3. Watter inligting ons hou

Oor die ouer (die rekeninghouer)

• Naam en e-posadres.
• Selfoonnommer, as jy dit wil gee. Dit is opsioneel.
• Wagwoord. Dit word as 'n eenrigting-kode (hash) gestoor, wat beteken dat ons dit nie kan lees nie.
• Die rekord van jou toestemming: die datum en tyd, die weergawe van die voorwaardes en hierdie kennisgewing, en die internetadres (IP-adres) en blaaier waarmee jy toestemming gegee het.
• Wanneer jy aangemeld het.

Oor elke kind

• Net die voornaam. Ons vra nie 'n van, geboortedatum, foto of e-posadres nie.
• Die graad.
• Die skool. As jou kind se skool nog nie op Kop Klaar is nie, die skool se naam en dorp wat jy vir ons gee.
• 'n PIN van 4 syfers. Dit word as 'n eenrigting-kode (hash) gestoor, wat beteken dat ons dit nie kan lees nie.
• Vordering in die app: watter dae van die leerplan afgemerk is, hoeveel leertyd, die beste telling by elke stel flitskaarte, en punte wat jou kind self by Eksamens intik. Die app stuur dit vir ons sodat jy dit by Ouers kan sien. Ander inligting in die app, soos vrae wat verkeerd beantwoord is, bly net op die toestel.
• Die toestelle waarop die kind aanmeld: die tipe blaaier, die internetadres (IP-adres), en wanneer die toestel eerste en laaste gebruik is. Ons hou hoogstens 2 toestelle per kind.

Oor betalings

• Die bedrag, datum, kwartaal, metode (EFT) en verwysing.
• Ons sien nie jou bankbesonderhede in Kop Klaar nie. Jou bank wys dit net op ons bankstaat.

Studievordering

• Die kind se volle vordering (regmerkies, punte, kaarte wat nog moeilik is en die leertyd-geskiedenis) word in die blaaier op die kind se toestel gestoor.
• Die app stuur 'n kort opsomming daarvan na ons bediener, soos hierbo beskryf, sodat jy dit by Ouers kan sien. Ons gebruik dit vir niks anders nie en deel dit met niemand nie.
• As jy 'n kind of jou rekening uitvee, vee ons ook die opsomming uit.
• As die blaaier se data uitgevee word, of die kind 'n ander toestel gebruik, is die volle vordering op daardie toestel weg. Ons kan dit nie terugkry nie.

4. Hoekom ons dit gebruik

• Om jou rekening oop te maak en jou te laat aanmeld.
• Om jou kind met sy of haar PIN te laat aanmeld en die regte skool en graad se werk te wys.
• Om jou kind se vordering vir jou by Ouers te wys.
• Om toegang tot 2 toestelle per kind te beperk, sodat 'n gesinskode nie met ander gesinne gedeel word nie.
• Om betalings aan te teken en te weet watter kinders vir watter kwartaal betaal is.
• Om e-posse te stuur wat die app nodig het, soos om jou e-posadres te bevestig of 'n nuwe wagwoord te kry.
• Om te bewys dat jy toestemming gegee het, en wanneer.
• Om die app veilig te hou.

Ons gebruik nie jou of jou kind se inligting vir enigiets anders nie.

5. Wat ons nie doen nie

• Ons wys geen advertensies nie.
• Ons verkoop of verhuur nie persoonlike inligting nie.
• Ons gebruik geen naspoor- of analise-dienste (tracking of analytics) nie.
• Ons stuur nie bemarkings-e-posse nie.

6. Wie dit kan sien

• Jy, as die ouer, op die ouerblad.
• Ontrack Systems, om die app te laat werk, betalings aan te teken en jou te help as jy vra.
• Ons diensverskaffers in afdeling 7, net soos nodig om die app te laat werk.
• Enigiemand aan wie die wet ons verplig om dit te gee.

Ander gesinne en skole kan nie jou inligting sien nie.

7. Diensverskaffers en waar die inligting gehou word

• Kop Klaar loop op Ontrack Systems se bediener, wat by DigitalOcean in Frankfurt, Duitsland, gehuur word. Elke nag word 'n rugsteun na 'n tweede bediener gemaak.
• Resend stuur Kop Klaar se e-posse, vanuit die Verenigde State van Amerika. Resend kry net jou e-posadres en die inhoud van die e-pos.

Omdat hierdie verskaffers buite Suid-Afrika is, word inligting oor die grens gestuur. POPIA artikel 72 laat dit toe waar die land of die verskaffer se bindende voorwaardes inligting genoegsaam beskerm, of waar 'n ander grond in artikel 72 geld.

8. Hoe lank ons dit hou

• Ons hou jou rekening, jou kinders se inligting, hul toestelle en jou betalings so lank as wat jou rekening bestaan.
• As jy jou rekening uitvee, word dit dadelik uitgevee. Dit sluit jou kinders, hul toestelle en jou betalingsrekords in.
• Rugsteune word outomaties oorskryf. 'n Uitgeveede rekening kan nog vir 'n kort tyd in 'n ou rugsteun wees, totdat daardie rugsteun oorskryf word.
• Ons eie bankstate en boeke wys steeds dat 'n betaling ontvang is, want die wet verplig ons om finansiële rekords te hou.

9. Hoe ons dit beskerm

• Wagwoorde en PIN'e word as eenrigting-kodes (hashes) gestoor.
• Alle verbindings gebruik HTTPS.
• Die bediener is agter 'n brandmuur, en toegang tot die bediener is net met 'n sekuriteitsleutel, nie met 'n wagwoord nie.

Geen stelsel is heeltemal veilig nie. As ons uitvind dat persoonlike inligting in gevaar was, sal ons jou laat weet en, waar POPIA dit vereis, die Inligtingsreguleerder ook.

10. Jou regte

Onder POPIA het jy die reg om:

• te vra watter inligting ons oor jou en jou kinders hou, en 'n afskrif daarvan te kry;
• te vra dat foutiewe inligting reggestel word;
• te vra dat inligting uitgevee word;
• jou toestemming enige tyd terug te trek;
• beswaar te maak teen die gebruik van jou inligting;
• by die Inligtingsreguleerder te kla.

Hoe om jou regte te gebruik:

• Om alles uit te vee: gaan na die ouerblad en vee jou rekening uit. Jou kinders, hul toestelle en jou betalingsrekords word saam uitgevee.
• Vir enigiets anders, of as jy wil hê ons moet jou rekening vir jou uitvee: e-pos info@ontrack-systems.co.za. Ons kan vra dat jy bewys wie jy is voordat ons iets doen.
• As jy jou toestemming terugtrek, kan jou kinders nie meer Kop Klaar gebruik nie, want die app kan nie sonder hul voornaam, graad, skool en PIN werk nie.

Die Inligtingsreguleerder van Suid-Afrika: www.inforegulator.org.za

11. Veranderinge

As ons hierdie kennisgewing verander, publiseer ons 'n nuwe weergawe, en ons sal jou vra om dit weer te lees.